In mittelständischen Unternehmen kommt es auf pragmatische Lösungen an, die gut beherrschbar, kostengünstig und trotzdem offen für zukünftige Anforderungen sind.
Die Produkte des Unternehmens sind in der Regel das Zentrum aller Aktivitäten. So ist das Management aller Produktinformationen aus Markt, Vertrieb, Entwicklung und Produktion eine der elemenaren Herausforderungen. Häufig sind es Einzelpersonen an denen der gesamte Informationsfluss und somit das Geschäft hängt und die permanent überlastet sind. Ziele in dieser Konstellation ist die Entlastung der Know-how-Träger, die schnellere Informationsverteilung sowie Einbindung aller weiteren Mitarbeiter bei der Einstellung aktueller Informationen. Ein Wiki mit seinen Funktionen zum gemeinsamen Informationszugriff sorgt hier für mehr Effizienz. Ein Wiki garantiert auch den gleichen Informationsstand für alle Beteilgten und unterstützt die Zusammenarbeit durch gemeinsame Dokumentenbearbeitung bei gleichzeitiger Sicherung der jeweiligen Informationsstände.
Ein Produkt-Wiki für das Management aller relevanten Informationen rund um die Produkte lässt sich prima mit einem DokuWiki realisieren:
DokuWiki-Basis
DokuWiki ist ein OpenSource-Wiki, so dass die Kosten unter Kontrolle bleiben. Des weiteren bietet DokuWiki in seiner Basis-SW bereits alle notwendigen Funktionen wie Zugangs- und Benutzerberechtigungen. Die Anwender können das Wiki nach einer 1-2 stündigen Schulung nutzen. Die Software lässt sich ohne große IT-Kompetenz sicher auf einem eigenen Websserver oder dem Webspace eines Service-Providers betreiben. DokuWiki benötigt auch kein Datenbank-Know-how oder sonstiges IT-Expertenwissen.
Produkt-Wiki-Struktur mit DokuWiki
Die beispielhafte Gliederung für den Hersteller und Anbieter von Produkten könnte, wie in dem Bild dargestellt, aussehen:
Dieses Verzeichnis wird im DokuWiki in Form von Links zum Navigationsmenü und ebenfalls als Ablagestruktur angelegt.
Umgang mit den Produkt-Informationen
Für die Informationserstellung innerhalb des Wikis bietet DokuWiki einen einfachen Editor mit den klassischen Wiki-Funktionen. Die Informationen sind sofort sichtbar und nicht in Dateien versteckt. Jeder Mitarbeiter kann Beiträge oder Ergänzungen leisten. Dies steigert den Informationsgehalt und ist besonders wertvoll bei der gemeinsamen Sammlung von Produktideen, Bewertung von Produktvergleichen oder auch Erstellung von Dokumentationen. Die einzelnen Änderungen der Wiki-Dokumente werden erfasst. Ein Vergleich der Ausgabestände ist jederzeit möglich.
Roadmaps, Produktpläne, Prozessbeschreibungen, Ausschreibungstexte oder Glossare sind Beispiele für die Ablage von Informationen, die für viele relevant sind und über ein Wiki und seine Suchfunktionen schnell gefunden und durchsucht werden können.
Ziel ist es natürlich alle Informationen nur an einer Stelle zu bearbeiten. Demgemäß erfolgt statt Mehrfacheingabe die Einbindung/Verlinkung von vorhandenen Dokumenten. DokuWiki kann dies durch Upload von allen Office-Dokumenten, seien es Microsoft oder OpenOffice, PDF-Dateien oder Bilder. Auch der Zugang zu Dokumenten auf einem Datenserver ist möglich. Bei Änderung der Dokumente erfolgt die Bearbeitung in der jeweiligen Software z.B. Powerpoint und anschließendem Upload.
Weiterhin können Internet-Seiten verlinkt werden, bei Bedarf auch per iFrame. Dies ist attraktiv, um die originären Informationen der Wettbewerber, der Marktbeobachter oder auch von Markt- und Technikportalen zu nutzen. Dies kann auch Wikipedia sein. Der Informationsgehalt des Internet wird immer größer. Ein großer Vorteil ist der niedrige Pflegeaufwand, da dies der jeweilige Informationsbereitsteller im Eigeninteresse übernimmt.
DokuWiki-Erweiterungen und Management
Die Basis-Software von DokuWiki enthält alle Funktionen für die Erstellung von Dokumentationen. Über Plugins gibt es ein riesiges Angebot zur Erweiterung der DokuWiki-Funktionalität. Davon sind ca. 20 – 30 für ein Produkt-Wiki interessant. Empfehlungen sind unter DokuWiki:Angepasst für Produktmanagement und Vertrieb und DokuWiki:22 weitere Plugins für den Einsatz zu finden. Erläuterungen zur Anwendung gibt es unter Ein Wiki über DokuWiki-Funktionen. Die Erweiterungen ermöglichen dann zusätzliche Funktionen wie die Verschlagwortung/Tagging, Bildgalerien, Internationalisierung/Mehrsprachigkeit, einfaches Aufgaben-Management sowie Diskussions- oder Blogging-Funktionen.
Das DokuWiki-Management erfolgt über den Administrationsbereich, der ein anwenderfreundliches Handling gewährleistet. Ein grundsätzlicher Einstieg in PHP, HTML oder config-Dateien ist nicht erforderlich. Upgrades erfolgen per Aufforderung und Tastendruck.
DokuWiki-Grenzen
DokuWikis Grenzen beginnen dort, wo die Möglichkeiten der Kernfunktionen überschritten werden. Die empfohlenen Plugins erfüllen ihre Funktion und sind zuverlässig, können aber nicht immer eine Vollintegration auf Anwendungsebene bieten, so dass in diesen Fällen das Kennen der Befehlsdarstellungen mit geschweiften oder eckigen Klammern erforderlich sein kann. Erfüllt die DokuWiki die Anforderungen, so sollte ein unnötiges weiteres Ausreizen durch zusätzliche Plugins vermieden werden.
Zusammenfassung
Überall dort wo Produktinformationen mit dynamischen Veränderungen, mehreren Mitarbeiter, die Informationen benötigen oder mehreren Zulieferanten an Informationen sind, ist ein DokuWiki als Produkt-Wiki eine gute Wahl. Der Start eines Wikis dieser Art ist sowohl eine organisatorische als auch technische Aufgabe. Bei Interesse um Unterstützung bitte ich um Kontaktaufnahme (siehe auch Start mit DokuWiki).
