Was bei Wikipedia als gemeinschaftlich perfekt gepflegtes Wiki, Twitter dem weltweit boomenden Microblogging-Netzwerk, Facebook der explodierenden Community-Anwendung und vielen erfolgreichen Blogs beeindruckend funktioniert, macht es wert auf die Unternehmenswelt zu übertragen. Auf den ersten Blick erscheint dieses organisatorisch und technologisch leicht lösbar, da in Unternehmen die professionelleren Rahmenbedingungen herrschen. Wird genauer hingeschaut, so entdeckt man manche relevante Besonderheit für den Einsatz von Social Media bzw. Enterprise 2.0 im Unternehmen. Das Verstehen von Social Media und die konzeptionelle Umsetzung auf das Unternehmen ist Voraussetzung für den Erfolg.

Motivation der Beteiligten

Die Motivation bei Facebook oder Wikipedia zu wirken hat viel mit Selbstverwirklichung zu tun. Die Chance etwas Wichtiges und Sinnvolles für die Gemeinschaft zu tun, die eigene Expertise zu zeigen und Erfahrungen  mit anderen Menschen zu teilen, schafft eine persönliche Befriedigung. Die Themen der Akteure sind selbstbestimmt und die Restriktionen werden weitestgehend selber gesetzt.
Im Unternehmen ist dies etwas anders. Die Vorgaben werden durch das Management und die entsprechenden Unternehmensziele, -strategien und -projekte gesetzt. Der Arbeitgeber zahlt für eine von ihm definierte Leistung. In der Konsequenz bedeutet dieses, dass es für das Management extrem wichtig ist, seine Mitarbeiter für das Unternehmen und seine Visionen zu gewinnen. In dieser Konstellation wird es leichter gelingen, dass die Leistungsträger mit Begeisterung ihre Expertise weitergeben und jeder gerne von dem Kollegen lernt. Für Wissensarbeiter ist die persönliche Wertschätzung entscheidender Teil ihrer Motivation Wissen zu teilen.

Zusammenarbeit im Team

In der Social Media Welt kann sehr viel auch eigenständig bewegt werden. Teams entstehen nach gemeinsamen Zielen /Neigungen und bei zeitlicher Begrenzung. Die Standorte der Beteiligten sind fast immer weitverteilt.
In einem Unternehmen werden die Arbeitsstrukturen häufig vorgegeben. Hierarchische Strukturen oder bereichsbezogene Egoismen können sehr hinderlich sein. Beispiele sind ein schlechtes Zusammenspiel zwischen Vertrieb und Produktmanagement oder Produktmanagement und Entwicklung. Manchmal wird die Arbeitssituation geprägt durch das Verhalten einzelner Bereichsfürsten oder das Verhaltensmuster der Vertriebshaudegen oder Daniel Düsentriebs der Entwicklung. Social Media schafft die Rahmenbedingungen für eine Kommunikation von jedem mit jedem, unabhängig von Funktion und Standort. Die Zusammenarbeit im Team wird von Social Media-Technologien technisch hervorragend unterstützt. Der zwischenmenschliche Aspekt bleibt wie die Motivation eine Aufgabe für die Leitung. In heutiger Zeit gilt es, Ziele zu definieren, aber Gestaltungsfreiräume für die indivuellen und teambezogenen Aktivitäten zu schaffen und wenn erforderlich Hindernisse zu beseitigen. Die Wertschätzung einer Mitarbeiterleistung muss auch durch seine Teamorientierung bestimmt werden. Dazu gehören die Beträge zum Unternehmens-Wiki, die Aktivität im Blogging-Netzwerk und das Treiben von Communities.

Bestehende IT-Infrastruktur

Social Media-Lösungen gehören häufig der Open Source-Welt an und setzen auf Quasi-Standards wie PHP/Java-Software oder MySQL-Datenbanken auf, so dass Content Management Systeme, Blogs, Wikis sehr ähnlich aufgebaut sind und zusammen genutzt werden können. Daneben existierten aber auch proprietäre Lösungen wie Facebook, die dann Schnittstellen für eine optimalere Nutzung bieten.
Die für Social Media relevante Unternehmenswelt ist insbesondere geprägt durch Microsoft mit Office und SharePoint oder einer IBM-Software-Landschaft. Beide Hersteller bieten komplette Social Media-Lösungen. Die Abhängigkeit der Unternehmen von ihren Datenbeständen für die Zusammenarbeit ist deutlich größer als in der Wikipedia oder Facebook-Umgebung. Eine vollintegrierte Lösung mit Zugriff auf alle Datenbestände ist natürlich attraktiv, aber auch sehr aufwendig. Anbieter wie Jive oder Confluence bieten dedizierte Social Media-Lösungen mit Schnittstellen zu den Platzhirschen. Häufig empfiehlt es sich die Ansprüche im Sinne der Integration ein wenig zu reduzieren und dann durchaus mit Open Source-Produkten gute Lösungen zu implementieren. Weniger ist manchmal mehr.
Weiterer IT-Aspekt in den Unternehmen ist die Akzeptanz von Cloudlösungen, die  in der Regel noch nicht gegeben ist. Viele schicke Lösungen können deshalb heute noch nicht zum Einsatz kommen.

 Unternehmensprozesse

Prozesse werden in der Social Media-Welt so einfach wie möglich gehandhabt. Wichtiger ist die Offenheit und Transparenz des Informationsflusses, um möglichst viele Menschen zu beteiligen und einen maximalen Input zu erhalten. Die Beteiligung vieler sorgt gleichzeitig für die Qualitätssicherung , wie ein Wikipedia tagtäglich beweist.
In Unternehmen sieht dies häufig anders aus. Viele Unternehmen achten auf Workflows mit gesicherten Zugängen, klaren Verantwortlichkeiten und Genehmigungsprozessen. Zum Schutz des Know-hows ist dieses teilweise nachvollziehbar. Allerdings hilft ein Dokumenten-Management-System von wenigen Spezialisten über 7 Ebenen strukturiert, mit Zugriffsrechten für einige Mitarbeiter, die dann aber andere Informationsbeschaffungswege suchen, nicht wirklich. Zum Teil wird die Abgrenzung insbesondere unternehmensintern übertrieben. Der Schutz des Unternehmens durch eine Firewall ist häufig hinreichend. Mehr Offenheit und Transparenz kombiniert mit vereinfachten Prozessen führt auch in einem Unternehmen zu mehr Motivation / Beteiligung, schöpft Synergien und schafft mehr Erfolg. Ein Wiki, zum Beispiel, setzt auf weniger Strukturen / Prozesse und mehr auf die Input auf vieler Know-how-Träger, die mit Spass an der Arbeit mitmachen. Soweit Regelungen erforderlich sind, kann dieses mit Social Media-Guidelines erfolgen.

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