Wiki ist nicht gleich Wiki. Für Unternehmen steht das Schutzbedürfnis der Unternehmensinformationen an erster Stelle. Ein zuverlässiges und komfortables Zugangs- und Berechtigungsmanagement ist daher ein wichtiger Bestandteil eines Unternehmens-Wikis. Gut beraten ist man, wenn individuelle Lese-, Schreib- und Löschrechte als auch Gruppenberechtigungen wie Projekt- und Organisationseinheiten komfortabel vergeben werden können. Damit ist eine gute Grundlage gelegt, um auch mehrere Wikis im Unternehmen oder teilgeöffnete Wikis für größere Kreise, wie der Einbezug von Kunden, betreiben zu können. Zudem müssen sich Wikis auch in die vorhandenen Zugangsmechanismen eines Unternehmens (z.B. über LDAP) integrieren lassen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt eines Unternehmens-Wikis ist der Umgang mit Dokumenten. Ein Unternehmens-Wiki muss problemlos alle gängigen Dokumentenformate beherrschen, d.h. in Summe Zugriff, Bearbeitung und Ablage von PDF-, Office-, Bild- und Video-Dokumenten. Ein benutzerfreundlicher Editor gehört ebenso dazu. Die wesentlichen Komponenten des Editors sind ausreichende Textbearbeitungsfunktionen, ein komfortabler Tabellengenerator und eine Integration der Makros für ToDo-Listen, Office, Gliederungen oder Dateianlagen.
Besonderes Augenmerk verdient das Gliederungskonzept für ein Unternehmens-Wiki. In einfachen Wikis basiert die Gliederung ausschließlich auf einem Link-System. Benötigt ein Unternehmen automatisch generierte Gliederungen auch für die Navigation im Wiki und möchte diese per Drag und Drop verändern, so wird die Anzahl der angebotenen Wikis sehr klein.
Zuletzt sei auf die eventuell erforderlichen erweiterten Funktionen verwiesen. Dazu gehören Features wie Team-Blogs, ToDo-Listen, gemeinsame Kalender oder Schnittstellen zu anderen Systemen wie z.B. MS SharePoint.
Über allem steht die Grundsatzentscheidung eines Unternehmens mit einem Open Source-Ansatz oder Produkt eines kommerziellen Anbieters arbeiten zu wollen. Open Source-Produkte bieten mittlerweile einen großen Funktionsumfang, haben aber nicht die Produktstabilität eines kommerziellen Produktes. Auch fehlt in der Regel ein SW-Support-Konzept. Dem entgehen steht der unübersehbare Kostenvorteil.
